1. У яких випадках під час складання документів ініціали пишуть перед прізвищем, а в яких — після?

Відповідь

Склад реквізитів документів визначено Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163–2003), затвердженим наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07.04.2003 № 55.

До реквізитів документів, що мають (або можуть мати) у своєму складі ініціали та прізвище посадової особи або громадянина, належать такі, як:

• Адресат
• Підпис
• Гриф затвердження
• Гриф погодження
• Візи
• Відмітка про засвідчення копії
• Відмітка про виконання документа і направлення його до справи
• Прізвище виконавця і номер його телефону.

Відповідно до ДСТУ в реквізиті «Адресат» ініціали особи, якій адресують документ, розташовують після прізвища:

2. Якими нормативними актами керуватися, установлюючи строки зберігання електронних документів у навчальному закладі?

Відповідь

Статтею 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV визначено, що строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

Електронні документи зберігають на електронних носіях інформації.

Якщо існує ймовірність втрати електронного документа, то його:

• дублюють на кількох електронних носіях
• періодично копіюють у законодавчо визначеному порядку
• зберігають у паперовому варіанті.

До зберігання електронних документів встановлені обов’язкові вимоги:

• інформація документа має бути доступною для використання
• необхідно забезпечувати можливість відновити документ у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний
• за наявності потрібно зберігати інформацію про:

– походження та призначення документа

– дату і час відправлення чи одержання.

Інформація в електронному документі зафіксована у вигляді електронних даних містить обов’язкові реквізити документа

3. У дошкільних та загальноосвітніх навчальних закладах (незалежно від форми власності, типу чи підпорядкування) ведуть книгу протоколів засідання педагогічної ради (деколи її називають книгою). Чи встановлено єдині вимоги до їх ведення?

Відповідь

У чинних інструкціях, що врегульовують документування і в школі, і в дошкільному закладі, книга протоколів засідань педагогічної ради — у переліку обов’язкової документації.

Після кожного засідання педради до книги вносять інформацію про:

• номер протоколу
• дату засідання
• порядок денний
• ухвалені рішення.

Записи до книги вносять хронологічно.

Пропуски засідань чи ухвалених рішень недопустимі.

Інформацію викладають максимально лаконічно, уникаючи складних синтаксичних конструкцій.

Форма книги протоколів

Книги протоколів допустимо вести і в паперовому, і у цифровому вигляді.

Паперова

У випадку ведення книги в паперовому вигляді всі записи здійснюють розбірливим почерком кульковою ручкою синього або чорного кольору. Виправлення описок або помилок засвідчує підписом керівник навчального закладу, проставляючи печатку.

Електронна

Книгу протоколів цифрового формату обов’язково в кінці року роздруковують, аби, як і паперову: прошити пронумерувати дати на підпис керівникові навчального закладу скріпити печаткою.

Аналогічні дії проводять у випадку зміни керівництва закладу. При цьому прошиту й пронумеровану книгу реєстрації протоколів додають до актів здачі/прийняття. Ці акти роздруковують у двох примірниках і засвідчують двома підписами:

 екс-керівника закладу

нового директора (завідувача).

Строк зберігання книг протоколів

4. Як оформити відмітку про реєстрацію на вхідних документах? Де саме необхідно проставляти реєстраційні номери й дати надходження документів?

Відповідь

Реєстраційний індекс (номер) і дата надходження документа є складниками відмітки про надійдення документа до навчального закладу.

Відповідно до пункту 5.31 Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003) реєстраційний індекс (номер) і дату надходження документа ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

За потреби, окрім реєстраційного індексу (номера) і дати надходження документа, додатково проставляють годину і хвилини надходження документа, що, зокрема, є доцільним у разі отримання термінових чи особливо важливих документів, а також телеграм, телефонограм, факсограм.

Відмітку про надійдення документа до навчального закладу доцільно ставити за допомогою штампа.

Загальноосвітній навчальний заклад № 1111 Вх. № 167 31.11.2016

Рекомендовані розміри штампа:

ширина — 41 мм

висота — 16 мм.

Вимоги до розміру шрифту у штампі не встановлено. Цей параметр визначають під час виготовлення штампа залежно від кількості знаків у його тексті.

 Як виняток, якщо штампа немає, то реєстраційний індекс (номер) і дату надходження документа можна проставляти від руки.

5. Коли підпис у документі необхідно засвідчувати відбитком печатки?

Відповідь

Настанови щодо оформлення підписів містить, зокрема, Типова інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242 (далі — Типова інструкція).

Так, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюють гербовою (основною) печаткою закладу на документах, що засвідчують:

• права громадян і юридичних осіб
• факт витрати коштів
• проведення операцій з матеріальними цінностями.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначають в індивідуальній інструкції з діловодства, керуючись нормами нормативно-правових актів і примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою (основною) печаткою.

Відбиток печатки проставляють одним зі способів:

• охопивши кілька останніх літер найменування посади особи, яка підписала документ (але не підпис посадової особи)
• на виокремленому місці з відміткою «МП».

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою, наведено в додатку 7 до Типової інструкції

Окрім того, використовують прості печатки, що містять, приміром:

• найменування структурних підрозділів («Канцелярія», «Відділ кадрів»)
• написи «Для копій», «Для пакетів».

Простими печатками засвідчують:

• підписи керівників (працівників) служб діловодства, кадрів на копіях документів, що залишаються у справах установи, закладу
• факт отримання поштової кореспонденції, зокрема рекомендованої.

Порядок виготовлення, зберігання та використання печаток слід регламентувати в локальному нормативному акті.

6. Приватний підприємець бажає укласти угоду з дошкільним навчальним закладом про надання додаткових освітніх послуг. На прохання завідувача ДНЗ пред’явити ліцензію відповідає, що у нього її немає і не має бути. Чи повинні мати фізичні особи — підприємці ліцензію на провадження дошкільних освітніх послуг?

Відповідь

Перелік видів господарської діяльності, на провадження яких держава надає ліцензію, визначено у статті 7 ЗУ «Про ліцензування видів господарської діяльності» від 02.03.2015 № 222-VIII. У пп. 6 цієї статті зазначено «освітня діяльність закладів освіти».

У Ліцензійних умовах провадження освітньої діяльності закладів освіти (затв. постановою КМУ від 30.12.2015 № 1187) серед закладів освіти — ДНЗ відповідного типу незалежно від підпорядкування і форми власності, який належить до системи дошкільної освіти.

Що є освітньою діяльністю у сфері дошкільної освіти, розтлумачено у тих таки Ліцензійних умовах — це:

• діяльність дошкільних навчальних закладів незалежно від типу і форми власності, які забезпечують:

– розвиток дітей дошкільного віку

– корекцію психологічного і фізичного розвитку дітей.

Як бачимо, фізична особа — підприємець не підпадає під законодавство про ліцензування освітньої діяльності, а отже й не надасть керівникові дошкільного закладу свою ліцензію.

7. У навчальних закладах діють постійні та тимчасові комісії, які створює своїм наказом керівник (атестаційну, бракеражну, інвентаризаційну тощо). Як оформлювати зміни, якщо член комісії змінив прізвище, посаду, звільнився? Як уводити до складу комісії нового працівника?

Відповідь

Підстави для змін у складі комісій навчального закладу настають, коли потрібно:

• уточнити назву посади
• змінити дані про працівника (зокрема прізвище)
• замінити членів комісії тощо.

 Порядок, за яким діють, створюючи комісії, визначають в установчих документах навчального закладу (у статуті).

Склад комісії затверджують рішенням колегіального органу чи наказом (розпорядженням) керівника закладу.

Аналогічно відбувається:

• виведення посадових осіб зі складу комісії
• введення до комісії нових членів.

Якщо у процесі діяльності комісії сталися зміни у назвах структурних підрозділів чи назвах посад членів комісії, то доцільно вносити зміни до розпорядчого документа (наказу керівника навчального закладу).

8. Чи потрібно у протоколі засідання педагогічної ради навчального закладу зазначати результати голосування (і як оформлювати)?

Відповідь

Порядок ведення та оформлення протоколів, зокрема й результатів голосування, визначають у локальному документі навчального закладу. Зазвичай таким документом є інструкція з діловодства, яку затверджує керівник закладу.

Результати голосування доцільно зазначати у протоколі, якщо під час засідання:

• ухвалене рішення з особливо важливого питання
• рішення ухвалене не одностайно.

Зауважте! Якщо у протоколі фіксують результати голосування, то їх варто зазначити за всіма питаннями, які розглянуто.

Запис про результати голосування розміщують одним зі способів — після:

• тексту ухваленого рішення
• слів «Рішення додається».

Запис можна оформити так

ГОЛОСУВАЛИ:

• за — 28;
• проти — 3;
• утрималися — 9.

Якщо для ухвалення рішення потрібна не половина голосів, а 2/3, то результати голосування слід зазначати обов’язково.

Якщо питання схвалили одностайно, то у протоколі можна зазначити:

СХВАЛЕНО ОДНОГОЛОСНО.

9. Чи обов’язково складати характеристики для особових справ учнів, які закінчили 4-й та 9-й класи?

Відповідь

Зразки обов’язкової ділової документації в загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм власності, зокрема й особової справи, затверджені наказом Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10.05.2011 № 423.

До особової справи учня докладають лише характеристики навчальних досягнень учнів 1-го класу.

Але якщо учневі будь-якого класу, зокрема 4-го або 9-го, потрібна характеристика, то навчальний заклад (класний керівник) зобов’язаний її надати.

10. У школі виникає чимало підстав для написання доповідних записок і щодо учнів, і щодо вчителів. Чи можна уніфікувати подання доповідних записок у школі, якими вимогами керуватися?

Відповідь

Доповідні записки у навчальних закладах складають або з власної ініціативи, або ж за вказівкою згори.

Загалом у школах виникає достатньо підстав для написання доповідних, як-то:

• порушення дисципліни учнями
• педагогічні конфлікти
• недотримання працівником посадових обов’язків, правил внутрішнього розпорядку
• інформування (звітування) адміністрації школи про виконане завдання.

Часто доповідні записки, які стосуються основної діяльності закладу, традиційно (але безпідставно), називають службовими.

У документі керівника школи чи органу управління освітою сповіщають про:

• конкретні факти, події, ситуацію
• виконану роботу
• висновки й пропозиції.

Реквізити внутрішньої доповідної записки

У тексті доповідної записки умовно виокремлюють дві частини, в яких:

спершу констатують, подають факти, описують події, у яких пропонують розібратися

потім резюмують, подають прохання чи пропозиції доречних дій.

Доповідні, у яких керівника школи інформують про перебіг виконання певних робіт, завдань, подають регулярно. Ті з них, які стосуються діяльності навчального закладу, зберігають протягом п’яти років.

Внутрiшнi доповiднi записки реєструють окремо вiд зовнiшнiх. При цьому реєстрацiйний iндекс зовнiшнiм надають за журналом реєстрацiї вихiдних документiв.

І наостанок: строгих вимог до оформлення доповідних записок немає. Важливим є сам факт існування документа. Тому текст доповідної чи то на учня, чи то на вчителя, чи щодо будь-якої події, явища, ситуації має бути передовсім зрозумілим, недвозначним і читабельним.

Джерело: http://www.pedrada.com.ua